Warum ein PIM-System trotz ERP unverzichtbar ist: Mehr Effizienz, bessere Produktdaten, höherer Umsatz

Ein umfassend aufgestelltes ERP-System (Enterprise Resource Planning) gilt in vielen Unternehmen als zentrales Rückgrat für Geschäftsprozesse. Dennoch zeigt die Praxis: Sobald es um umfangreiche Produktdaten in E-Commerce, B2B-Handel oder mehrsprachigen Märkten geht, stößt das ERP alleine schnell an seine Grenzen. An dieser Stelle kommt ein PIM-System (Product Information Management) ins Spiel, das sich perfekt mit dem ERP ergänzt. Im Folgenden wird erläutert, worin die Unterschiede liegen, wieso ein PIM so wichtig ist und wie die Ainavio-Lösung dabei unterstützt, Produktdaten effizient zu verwalten und optimal zu nutzen.

Was ist ein PIM-System?

Das Product Information Management (PIM) ist darauf ausgerichtet, Produktdaten strukturiert, zentral und medienneutral zu verwalten. Es agiert als „Single Source of Truth“ für sämtliche Kanäle und Zielgruppen. Neben Basisinformationen wie Artikelnummer oder Preis können in einem PIM-System beispielsweise Marketing-Texte, Bilder, Videos, Übersetzungen, Datenblätter und Produktspezifikationen hinterlegt werden. Diese Daten werden anschließend automatisiert an Shops, Kataloge, Händlerportale oder Marktplätze weitergegeben.

Typische Merkmale und Vorteile eines PIM-Systems:

• Zentrale Datenverwaltung: Alles an einem Ort, jederzeit aktuell.
• Mehrsprachigkeit: Unterstützung bei Übersetzungen und länderspezifischen Anpassungen.
• Medien-Integration: Bilder, Videos und andere Assets direkt am Produkt.
• Automatisierte Katalogerstellung: Digitale oder gedruckte Kataloge auf Knopfdruck.
• Schnelle Anbindung neuer Kanäle: Effizientes Publizieren von Daten in unterschiedliche Formate.

Grenzen des ERP-Systems im Bereich Produktdaten

Ein ERP-System deckt in der Regel Aspekte wie Warenwirtschaft, Bestellwesen, Fakturierung und Kundenmanagement ab. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Prozess- und Transaktionsdaten.

Sobald es jedoch um detaillierte Produktinformationen geht – etwa unterschiedliche Beschreibungen, umfangreiche Bildverwaltung oder mehrsprachige Daten –, wird das ERP-System schnell unübersichtlich. Viele Lösungen bieten nur eine begrenzte Anzahl an Feldern für Produktattribute und sind weniger flexibel in der Verwaltung von Mediadaten.

Darüber hinaus kommt das ERP oft an seine Grenzen, wenn es darum geht, neue Verkaufskanäle (Onlineshops, B2B-Portale, Marktplätze) schnell und ohne große Anpassungen zu bedienen.

Warum ERP und PIM sich optimal ergänzen

1. Zentrale und qualitativ hochwertige Produktdaten

Während das ERP als führendes System für Stammdaten wie Lagerbestände, Einkaufspreise und Kundendaten dient, übernimmt das PIM die Rolle eines Dreh- und Angelpunkts für alle produktbezogenen Informationen. Artikel werden zwar initial im ERP angelegt, aber erst das PIM macht daraus komplette, ansprechende Produktdaten für unterschiedliche Zielgruppen und Einsatzgebiete.

2. Mehrsprachigkeit leicht gemacht

In Ländern wie der Schweiz oder in global agierenden Firmen ist Mehrsprachigkeit ein zentrales Thema. Ein PIM-System wie Ainavio ermöglicht es, Produktbeschreibungen, Datenblätter und Labels in beliebig vielen Sprachen anzulegen und zu pflegen. Automatisierte Übersetzungsprozesse und Freigabeworkflows sorgen dafür, dass alle Inhalte in hoher Qualität verfügbar sind.

3. Schnellere Time-to-Market

Ein PIM-System beschleunigt die Time-to-Market, weil Daten nicht umständlich über verschiedene Tabellen, ERP-Felder oder manuelle Prozesse verteilt werden müssen. Sobald ein neues Produkt im ERP erfasst ist, kann das PIM automatisch alle relevanten Informationen hinzufügen und den Artikel zeitnah in verschiedene Verkaufskanäle bringen – von eigenen Onlineshops bis hin zu Marktplätzen wie Amazon oder eBay.

4. Automatisierte Kataloge und Publikationen

Manuelle Katalogerstellung in InDesign oder anderen Tools kann sehr zeitaufwendig sein. Mit einem PIM lassen sich Kataloge, Datenblätter oder Preislisten auf Knopfdruck generieren. Da alle Informationen zentral gepflegt werden, lassen sich Änderungen bis zum letzten Moment vor Veröffentlichung berücksichtigen.

5. Effizienz und Entlastung für das Team

Ein PIM-System reduziert Redundanzen, Fehlerrisiken und manuelle Nacharbeiten. Marketing, Vertrieb, E-Commerce-Teams und Produktmanager:innen greifen auf denselben Datenstamm zu, ohne sich ständig abstimmen zu müssen. Das spart Zeit und stärkt die Konsistenz aller Produktinformationen.

Branchen und Einsatzbereiche

Ein PIM-System kann in vielen Bereichen erhebliche Vorteile bringen, besonders wenn:

• Ein großes Produktsortiment verwaltet werden muss.
• Regelmäßig neue Kanäle erschlossen werden (z. B. B2B-Portale, Marktplätze).
• Hohe Datenqualität (z. B. bei erklärungsbedürftigen Produkten) entscheidend ist.
• Mehrsprachige Inhalte erforderlich sind.
• Katalogproduktion in Print- oder digitaler Form ein essenzieller Bestandteil des Geschäftsmodells ist.

Insbesondere im B2B-Commerce wird die effiziente Bereitstellung vollständiger und akkurater Daten immer wichtiger, da Geschäftspartner zunehmend eine ebenso komfortable Produktrecherche erwarten wie Endkund:innen im B2C-Bereich.

Ainavio: Die smarte PIM-Lösung für integrierte Produktdaten

Das Team von Ainavio hat eine PIM-Lösung entwickelt, die sich nahtlos in bestehende ERP-Umgebungen integrieren lässt. Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen
• Mehrsprachiges Daten- und Übersetzungsmanagement
• Medienverwaltung (Bilder, Videos, Dokumente) direkt am Produkt
• Automatisierte Datenanreicherung und KI-basierte Inhalte (optional)
• Flexible Publikation in Webshops, Katalogen oder B2B-Portalen
• Workflow- und Freigabemanagement für Marketing und Vertrieb

Durch die zentralisierte Pflege der Daten in Ainavio lassen sich Prozesse durchgängig automatisieren und unterschiedliche Vertriebskanäle mit minimalem Aufwand bedienen.

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